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DATENSCHUTZ

 

1. Grundsatz

In dieser Datenschutzerklärung erläutert die Phineles Immobilien GmbH, wie Personendaten erhoben und bearbeitet werden. Das ist keine abschliessende Beschreibung; zusätzlich zu der vorliegenden Datenschutzerklärung können wir Sie über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren, beispielsweise durch weitere gesonderte Datenschutzerklärungen betreffend spezielle Beziehungsverhältnisse (z.B. Mieter, Vermieter oder Bewerberverhältnis. Personendaten sind Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare (d.h. identifizierte oder identifizierbare) natürliche Person beziehen wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum usw. ("Personendaten").

 

Jeglicher Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere die Erhebung, Beschaffung, Speicherung, Nutzung, Bearbeitung, Offenlegung, Archivierung oder Löschung von Daten, gilt als Bearbeitung ("Bearbeitung" oder "bearbeitet"). Betroffene Person ist jede natürliche Person, über die Personendaten bearbeitet werden («betroffene Person»). Verantwortlicher ist jede private Person oder Bundesorgan, die oder das allein oder zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung entscheidet («Verantwortlicher»). Auftragsbearbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die Personendaten im Auftrag des Verantwortlichen bearbeitet ("Auftragsbearbeiter").

 

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

 

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

 

2. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter / Vertreter

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten und damit der Verantwortliche gemäss dieser Datenschutzerklärung ist die Phineles Immobilien GmbH, Schochenmühlestrasse 6, 6340 Baar, Schweiz.

 

Sofern Sie der Erhebung, der Verarbeitung oder der Nutzung lhrer Daten durch die Phineles Immobilien GmbH nach Massgabe dieser Datenschutzbestimmungen insgesamt oder für einzelne Massnahmen widersprechen möchten, wenden Sie Ihren Widerspruch an info@phineles.ch.

 

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben. Einige der Personendaten überlassen Sie respektive die betroffenen Personen uns selbst, indem Sie uns diese zur Verfügung stellen, unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Im Vermietungsprozess erhalten wir Personendaten von Mietinteressenten direkt oder über Dritte, wie Vermietungsplattformen, Einwohnerkontrolle. Zu den von uns bearbeiteten Personendaten gehören z.B. Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, berufliche Funktion, Registerinformationen sowie weitere mieterspezifische Daten (Zivilstand, Lohnstatus, Heimatort, Betreibungsregisterauskünfte, Steuerauszüge, etc.). Ebenfalls bearbeiten wir Personendaten, die wir von Bewerbern für Arbeitsstellen erhalten. Wir können die Personendaten auch selbst erheben, z.B. wenn Sie oder der Betrieb, für den Sie tätig sind, unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, bei der Bewirtschaftung von Liegenschaften oder indem wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet, Medien, Social Media) Daten entnehmen. Weiter können wir Daten von anderen Unternehmen, von Behörden und sonstigen Dritten oder Ihrem Umfeld erhalten, oder wenn Sie unsere Webseite nutzen.

 

Personen, die von uns vermietete oder verwaltete Liegenschaften betreten, können durch Videoüberwachungskameras erfasst werden, wobei Aufnahmen der betroffenen Person vorübergehend gespeichert werden.

 

Mit der Bekanntgabe von Personendaten erklären Sie das Einverständnis zur Datenbearbeitung. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben, bearbeiten wir Ihre Personendaten in diesem Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, sofern wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Andere Rechtsgrundlagen liegen unter anderem vor bei einer Bearbeitung zur Erfüllung eines Vertrages, zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen oder zur Wahrung weiterer berechtigter Interessen.

 

Wenn Sie im Auftrag eines Dritten handeln oder uns Informationen über eine dritte Partei liefern, erklären Sie, dass Sie ein bevollmächtigter Vertreter oder Beauftragter dieser dritten Partei sind und/oder dass Sie alle erforderlichen Zustimmungen von dieser dritten Partei zur Erhebung, Bearbeitung, Verwendung und Offenlegung derer Personendaten an uns resp. durch uns gemäss den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung erhalten haben.

 

4. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen zur Erfüllung der Zwecke unserer Organisation, um unsere Dienstleistungen zu erbringen und Vereinbarungen mit Mietern, unseren Vermietern, Käufern, Verkäufer sowie weiteren Geschäftspartnern abzuwickeln und um unsere gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Wenn Sie für einen solchen Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.

 

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;

  • Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);

  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;

  • Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben

  • Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;

  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);

  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;

  • Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);

  • Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und so weit zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften.

 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Durchführung des Bewerbungsverfahrens), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

 

5. Einsatz von Cookies

 

Definition

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite nutzen.

 

Notwendige und nicht notwendige Cookies

Notwendige Cookies sind Dateien, die an den Browser auf der Festplatte Ihres Computers gesendet werden, damit die Funktionsfähigkeit der Webseite gewährleistet wird und wir Ihnen bestimmte Funktionen anbieten können. Sie benötigen keine Zustimmung der Nutzer der Webseite.

 

Notwendige und nicht notwendige Cookies

Mit Hilfe von nicht notwendigen Cookies sammeln wir Informationen zu den Besuchen der Webseite. Zudem verwenden wir nicht notwendige Cookies zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der Webseite, beispielsweise um die Warenkorbfunktionalität zu gewährleisten, unser Angebot den Nutzerwünschen anzupassen und Ihnen das Surfen auf der Webseite so komfortabel wie möglich zu gestalten. Wir verwenden Cookies auch zur Optimierung unserer Werbung. Nicht notwendige Cookies erfordern je nach anwendbarem Recht die Zustimmung der Nutzer der Webseite.

 

Session-Cookies und permanente Cookies

Sogenannte "Session-Cookies" werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Zum Beispiel können wir Session-Cookies verwenden, um Ihren Warenkorb, bereits ausgefüllte Online-Formulare oder Spracheinstellungen über verschiedene Seiten einer Internet-Sitzung hinweg zu speichern. Darüber hinaus verwenden wir auch permanente Cookies. Diese bleiben nach dem Ende der Browser-Sitzung auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Bei einem weiteren Besuch auf unserer Webseite wird dann automatisch erkannt, welche Eingaben und Einstellungen Sie bevorzugen. Diese Cookies bleiben je nach Art des Cookies für einen bestimmten Zeitraum (z.B. zwei Jahre) auf Ihrem Endgerät gespeichert und werden nach Ablauf der programmierten Zeit automatisch deaktiviert. Sie dienen dazu, unsere Webseite nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Dank dieser Cookies bekommen Sie beispielsweise speziell auf Ihre Interessen abgestimmte Informationen auf der Seite angezeigt.

 

Aktivierung, Deaktivierung und Löschen von Cookies

Bei allen Webbrowsern besteht die Möglichkeit, die Verwendung von Cookies zu aktivieren, zu deaktivieren oder zu löschen, indem die Einstellungen oder Optionen des Browsers entsprechend konfiguriert werden. Falls Cookies ganz oder teilweise deaktiviert oder gelöscht werden, stehen allenfalls nicht mehr alle Funktionen der Webseite zur Verfügung.

 

Cookies und Personendaten

Bei den von uns verwendeten Cookies werden in der Regel keine Personendaten gespeichert. Allerdings können Personendaten, die wir oder von uns beauftragte Drittanbieter von Ihnen speichern (z.B., wenn Sie ein Benutzerkonto bei uns oder diesen Anbietern haben), mit den technischen Daten bzw. mit den in Cookies gespeicherten und aus ihnen gewonnenen Informationen und damit möglicherweise mit Ihrer Person verknüpft werden.

 

6. Google Dienste

Auf unserer Webseite nutzen wir folgende Dienste von Google: keine. Die betreffende Google Gesellschaft hat ihren Sitz in Irland. Google Irland stützt sich dabei auf Google LLC (mit Sitz in den USA) als Auftragsbearbeiter (beide «Google»). Obwohl wir annehmen können, dass die Daten, welche Google bei der Nutzung unserer Webseite abruft und speichert, keine Personendaten sind, ist es möglich, dass Google von diesen Daten in Verknüpfung mit von Google eigens erhobenen Daten für eigene Zwecke Rückschlüsse auf die Identität der Besucher ziehen und diese Daten mit den Google-Konten dieser Personen verknüpfen kann. Soweit Sie sich bei Google selbst registriert haben, kann Google Sie möglicherweise auch erkennen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch Google erfolgt dann in deren Verantwortung nach dessen Datenschutzbestimmungen. Für weitere Informationen zum Datenschutz (insb. zum Umfang, der Art und dem Zweck der Datenbearbeitung) verweisen wir auf die betreffende Datenschutzerklärung von Google.

Bei der Nutzung von Google Analytics können wir die Nutzung der Webseite (nicht personenbezogen) messen und auswerten. Hierzu werden permanente Cookies benutzt, welche Google selbst setzt. Für Google Analytics haben wir den Dienst so konfiguriert, dass die IP-Adressen der Besucher von Google in Europa vor einer etwaigen Weiterleitung in die USA gekürzt werden und dadurch nicht zurückverfolgt werden können. Wir haben die Einstellungen «Datenweitergabe» und «Signals» ausgeschaltet. Google teilt uns lediglich mit, wie unsere jeweilige Webseite genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).

 

7. Social-Media- Präsenz

Wir setzen auf unseren Websites ferner sog. Plug-Ins von sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen. Das ist für Sie jeweils ersichtlich (typischerweise über entsprechende Symbole). Wir haben diese Elemente so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Website sind und wo und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Dort erfahren Sie auch, in welchen Ländern diese ihre Daten bearbeiten, welche Auskunfts-, Lösch- und weiteren Betroffenenrechte Sie haben und wie Sie diese wahrnehmen oder weitere Informationen erhalten können. Derzeit nutzen wir folgende Plattformen: Facebook, LinkedIn, Pinterest und Instagram.

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8. Server-Log Files

Der Provider dieser Webseite erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten "Server-Log Files", die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dabei werden insbesondere die eingangs aufgezählter Informationen übermittelt.

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9. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten, soweit zulässig und es uns als angezeigt erscheint, Personendaten auch Dritten bekannt, sei es, weil diese für uns Daten bearbeiten oder weil sie die Daten für ihre eigenen Zwecke verwenden. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:

 

  • Dienstleister von uns (z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich Auftragsbearbeiter (wie z.B. Cloud- oder IT-Provider);

  • Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner;

  • Mieter, Vermieter;

  • in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte;

  • Medien;

  • Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Webseiten und sozialer Medien;

  • Verwaltungen, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;

  • Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen unseres Unternehmens;

  • anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren.

 

In diesem Zusammenhang können Ihre Personendaten in der Schweiz sowie in andere Länder Europas und den USA, wo sich die von uns benutzten Dienstleister befinden (wie z.B. Microsoft), gespeichert werden. Wenn Personendaten ausserhalb der Schweiz oder dem Europäischen Wirtschaftsraum bearbeitet werden, ergreifen wir die durch das anwendbare Datenschutzgesetz erforderlichen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Personendaten so sicher und geschützt behandelt werden, wie in der Schweiz oder innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes, sofern wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert oder wenn Sie eingewilligt haben.

 

10. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Soweit bei der Erhebung oder in dieser Datenschutzerklärung keine ausdrückliche Aufbewahrungsdauer angegeben wird, bearbeiten und speichern wir Personendaten, bis diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) stehen einer Löschung entgegen. Dabei ist es möglich, dass Personendaten auch für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke).

 

11. Datensicherheit

Wir schützen Personendaten durch angemessene Massnahmen vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Vernichtung. Zu diesem Zweck setzen wir geeignete technische und organisatorische Massnahmen ein. Wir können jedoch die absolute Sicherheit der Daten nicht garantieren. Sofern nicht anders vereinbart, übernehmen wir keine Haftung für Verstösse gegen diese Sicherheitsbestimmungen, sofern sie nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig erfolgen.

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12. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt wird.

 

13. Datenbearbeitung durch Benutzung der Webseite

Während Ihres Besuchs auf der Webseite werden automatisch allgemeine Informationen erfasst (z.B. Datum Ihres Besuchs, Zeitzone, Art des Webbrowsers und dessen Einstellungen, Version und Sprache, Ihre IP-Adresse, MAC-Adresse des Endgeräts (z.B. Computer oder Mobiltelefon), das verwendete Betriebssystem, abgerufener Inhalt und der Domainname Ihres Internet Service Providers). Wir verwenden diese Daten zu den genannten Zwecken, dabei insbesondere zu Marketing- und Verwaltungszwecken sowie zur Sicherstellung der Funktionalität der Webseite. Diese Daten sind auch erforderlich, um die Inhalte der Webseite korrekt bereitzustellen und zu optimieren, die langfristige Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Webseite zu gewährleisten und den Strafverfolgungsbehörden die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie im Falle eines Cyber-Angriffs zur strafrechtlichen Verfolgung benötigen.

 

14. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings, des für Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits weiter oben informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 2 angegebenen Adresse kontaktieren. Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.  Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

 

15. Schlussbestimmungen und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir behalten uns das Recht vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Ankündigung anzupassen. Die Datenschutzerklärung wird laufend ergänzt und den rechtlichen Anforderungen sowie den angebotenen Dienstleistungen angepasst. Es gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.).

 

16. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Die vorliegende Datenschutzerklärung unterliegt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist am Sitz der Phineles Immobilien GmbH. 

 

Version Juli 2024

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